ДСТУ 4163-2003
Завантажити документ
Формат .docx · доступно зареєстрованим користувачам
Державна уніфікована система документації
Вимоги до оформлювання документів
Видання офіційне
Київ
2003
1 РОЗРОБЛЕНО Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів України
ВНЕСЕНО Державним комітетом архівів України
2 ЗАТВЕРДЖЕНО ТА НАДАНО ЧИННОСТІ наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 р. № 55
3 ВВЕДЕНО ВПЕРШЕ (зі скасуванням в Україні ГОСТ 6.38-90)
4 РОЗРОБНИКИ: С. Кулешов, д-р істор. наук (керівник розробки); Л. Кузнєцова; Н. Гончарова, канд. екон. наук; А. Маньковський, канд. екон. наук; С. Лозова; О. Загорецька; Т. Ситник
с
1 Сфера застосування …............................................................................................................…...1
2 Нормативні посилання ............................................................................................................….1
3 Терміни та визначення понять…................................................................................................. 2
4 Склад реквізитів документів.....…............................................................................................... 2
5 Вимоги до змісту та розташовування реквізитів документів................................................... З
6 Вимоги до бланків документів та оформлювання документів .................................................8
7 Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів................ 9
Додаток А Схеми розташованості реквізитів документів .......................................................11
Додаток Б Зразки бланків документів .......................................................................................13
Додаток В Приклади оформлювання документів ....................................................................18
Додаток Г Бібліографія .........................................................................................................…21
III
Вимоги до оформлювання документів
Требования к оформленню документов
Reguirements for presentation of documents
Чинний від 2003-09-01
1.1 Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи (далі — документи) — постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:
— органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;
— підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності (далі — організацій).
1.2 Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.
1.3 Вимоги цього стандарту щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації. .
1.4 Цей стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.
У цьому стандарті використані такі стандарти та інші нормативні документи:
ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) ГОСТ 9327-60 Бумага й изделия из бумаги. Потребительские форматы.
У цьому стандарті використано терміни та визначення, встановлені ДСТУ 2732.
4.1 Готуючи та оформлюючи документи використовують такі реквізити:
01 — зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим
02 — зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)
03 — зображення нагород
04 — код організації
05 — код форми документа
06 — назва організації вищого рівня
07 — назва організації
08 — назва структурного підрозділу організації
09 — довідкові дані про організацію
10 — назва виду документа
11 — дата документа
12— реєстраційний індекс документа
13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь
14 — місце складення або видання документа
15 — гриф обмеження доступу до документа
16 — адресат
17 — гриф затвердження документа 18— резолюція
19 — заголовок до тексту документа
20 — відмітка про контроль
21 — текст документа
22 — відмітка про наявність додатків
23 — підпис
24 — гриф погодження документа
25 — візи документа
26 — відбиток печатки
27 — відмітка про засвідчення копії
28—прізвище виконавця і номер його телефону
29 — відмітка про виконання документа і направлення його до справи
30 — відмітка про наявність документа в електронній формі
31 — відмітка про надійдення документа до організації
32 — запис про державну реєстрацію
4.2 Схеми розташованості реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового і поздовжнього бланка подано в додатку А.
4.3 Виготовляючи бланки документів, використовують такі реквізити: 01, 02, 03. 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, а також можливі відмітки для розташування реквізитів: 11, 12, 13, 14, 16, 19, 20, 21. Приклади наведено в додатку Б. У разі застосування трафаретних текстів документів використовують реквізит 21.
4.4 Документи, що їх складають в організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10) (не зазначають на листах), дата (1'І), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23).
Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, використовують такі: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32. Приклади наведено в додатку В.
4.5 У документах, що їх оформлюють на двох і більше сторінках, реквізити 22—28 проставляють після тексту (21), а 29—31 — на нижньому березі першої сторінки документа.
5.1 Зображення Державного герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної ради України «Про Державний герб України»; герба Автономної Республіки Крим — відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим.
Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів — у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота -17 мм, ширина - 12 мм.
5.2 Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України.
На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного герба.
5.3 Зображення нагород відтворюють на бланках документів згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.
5.4 Код організації проставляють за ЄДРПОУ [15] після реквізиту довідкові дані про організацію (09).
5.5 Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК010 вище реквізиту назва виду документа (10).
5.6 Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення — повністю.
5.7 Назва організації — автора документа, повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.
5.8 Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли вони — автори документа, і розміщують нижче реквізиту 07.
5.9 Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо), їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.
5.10 Назва виду документа має відповідати переліку, форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації.
У листі назву виду документа не зазначають.
5.11 Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.
Приклад
15.01.2001
Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число.
Приклад
2001.01.15
У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 29 січня 2001 року.
Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.
5.12 Реєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом, справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташованості цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.
Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють ч