Правила описування архівних документів

НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ

ПРАВИЛА ОПИСУВАННЯ

АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ

(ISAD (G):1999, NEQ)

ДСТУ 4331:2004

Видання офіційне

Київ

ДЕРЖСПОЖИВСТАНДАРТ УКРАЇНИ

2005

ПЕРЕДМОВА

1 РОЗРОБЛЕНО: Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України
РОЗРОБНИКИ: Л. Драгомірова; С. Лозова; Н. Христова, канд. іст. наук (керівник розробки)
2 ОРГАНІЗАЦІЯ-ЗАМОВНИК: Державний комітет архівів України
З ПРИЙНЯТО ТА НАДАНО ЧИННОСТІ: наказ Держспоживстандарту України від 17 серпня 2004 р. № 181
4 Стандарт відповідає ISAD (G):1999 General international standard archival description (Загальний міжнародний стандарт архівного описування)
Ступінь відповідності — нееквівалентний (NEQ)
Переклад з англійської (еп)

5 УВЕДЕНО ВПЕРШЕ

Право власності на цей документ належить державі.
Відтворювати, тиражувати І розповсюджувати його повністю чи частково
на будь-яких носіях інформації без офіційного дозволу заборонено.
Стосовно врегулювання прав власності треба звертатися до Держспоживстандарту України
Держспожиастандарт України, 2005

ЗМІСТ

с.
Національний вступ IV
1 Сфера застосування 1
2 Нормативні посилання 1
3 Терміни та визначення понять 1
4 Загальні положення 2
5 Багаторівневе архівне описування 4
6 Правила архівного описування 4

НАЦІОНАЛЬНИЙ ВСТУП

Цей стандарт розроблено на базі міжнародного стандарту ISAD (G): 1999 General international standard archival description (Загальний міжнародний стандарт архівного описування).
Технічний комітет, відповідальний за міжнародний стандаарт, — ТК 46 ІСА.
Технічний комітет, відповідальний за цей стандарт, — ТК 144 «Інформація та документація».
Цей стандарт перероблено відносно МС з метою дотримання вимог національних норматив­них актів і конкретних норм, які склалися і стали традиційними в теорії і практиці описування архів­них документів в Україні.
До стандарту внесено такі редакційні зміни:
• змінено назву стандарту на «Правила описування архівних документів»;
• долучено національний вступ до стандарту;
• змінено нумерацію розділів стандарту, наведено нумерацію відповідно до вимог ДСТУ 1.5-2003 і ДСТУ 1.7-2001;
• змінено зміст, структуру стандарту, послідовність розміщення елементів описування;
• назву кожного елемента описування супроводжує правило його наповнення, без зазначення мети, як це є в МС;
• для кращого розуміння положень правил до кожного з них долучено національні приклади;
• долучено додатковий елемент описання «Носій(-Ї) інформації одиниці описування» (6.1.6);
• у межах зони 6.2 «Зона історичної інформації» і зони 6.3 «Зона змісту і структури» змінено порядок розташування елементів описання з метою дотримання логічного зв’язку у структурі опи­сання у цілому.

ДСТУ 4331:2004

НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ

ПРАВИЛА ОПИСУВАННЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ

ПРАВИЛА ОПИСАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

RULES FOR ARCHIVAL DESCRIPTION

Чинний ВІД 2005-07-01

1 СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

1.1 Цей стандарт установлює загальні правила описування архівних документів у процесі укла­дання довідників і баз даних: регламентує загальну структуру описової статті, визначає групи еле­ментів архівного описання, їх загальний склад, наповнення відповідним змістом та форму його роз­криття, регламентує принципи багаторівневого описування і структуру багаторівневого описування відповідно до організації описуваних документів.
1.2 Стандарт застосовують для описування всіх документів, незалежно від способів фіксації та зчитування їхньої інформації, а також виду їхніх носіїв.
1.3 Вимоги цього стандарту є обов’язкові для всіх державних архівних установ та архівних уста­нов територіальних громад. Для архівних установ, заснованих на приватній формі власності, вимоги цього стандарту поширюються на документи Національного архівного фонду України (НАФ), що підля­гають передаванню на державне зберігання на правах державної власності і зберігаються в цих архів­них установах тимчасово. Для архівних установ, заснованих на приватній формі власності, та грома­дян, власників приватних архівних зібрань, що постійно зберігають документи НАФ за правом влас­ності на них, вимоги стандарту — рекомендовані.

2 НОРМАТИВНІ ПОСИЛАННЯ

У цьому стандарті є посилання на такі нормативні документи:
ДСТУ 1.0:2003 Національна стандартизація. Основні положення
ДСТУ 1.2:2003 Національна стандартизація. Правила розроблення національних нормативних документів
ДСТУ 1.5:2003 Національна стандартизація. Правила побудови, викладання, оформлювання та вимоги до змісту нормативних документів
ДСТУ 1.7:2001 Національна стандартизація. Правила і методи прийняття та застосування міжна­родних і регіональних стандартів
ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять
ДСТУ ISO 3166-1-2000 Codes for the representation of names of countries (Коди назв країн)
ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення
ДК 01-98 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).

З ТЕРМІНИ ТА ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТЬ

У цьому стандарті використано терміни та відповідні визначення понять згідно з ДСТУ 2732.
Нижче подано терміни, додатково використані у цьому стандарті, та визначення позначених ними понять.
Видання офіційне
3.1 архівне описування або описування архівних документів
Процес створювання й організування вторинної архівної інформації аналітико-синтетичним опра­цюванням первинної архівної інформації та отриманих з інших джерел відомостей про документи (від фондоутворювача, з облікових та інших архівних документів цього та інших архівів, від фахівців-екс- пертів і (або) літератури з відповідних галузей знань тощо)
3.2 архівне описання
Структурована вторинна архівна інформація, що є результатом архівного описування, поданим у вигляді описової статті архівного довідника
3.3 вторинна архівна інформація
Інформація, отримана з архівних, облікових документів та інших джерел, врегульованих опису­ванням
3.4 інтелектуальний доступ до архівних документів
Можливість отримання первинної і вторинної архівної інформації через довідковий апарат архіву
3.5 носій документно!' інформації
Матеріальний об’єкт, основною функцією якого є зберігання та передавання документно') інфор­мації
3.6 одиниця описування
Група документів або окремий документ, що розглядається як ціле і є об'єктом окремого опису­вання
3.7 первинна архівна інформація
Документна інформація
3.8 правовий доступ до архівних документів
Сукупність правових норм, що визначають режим доступу, порядок отримання дозволу на допуск до інформації з обмеженим доступом
3.9 утворювач одиниці описування
Юридична чи фізична особа, в процесі діяльності якої сформовано одиницю описування
3.10 фізичний доступ до архівних документів
Можливість отримання первинної архівної інформації через ознайомлення з оригіналами та ко­піями документа.

4 ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

4.1 Цей стандарт установлює загальні правила описування документів Національного архівного фонду для подальшого багатоаспектного використовування одноразово створеної вторинної архівної інформації без повторного звернення до архівних документів та інтегрування описань в єдину інфор­маційну систему.
4.2 Встановлена цим стандартом структура описання складається з 7 інформаційних зон:
• ідентифікації;
• історичної інформації (контексту);
• змісту і структури;
• умов доступу та користування;
• інформації про споріднені документи;
• приміток;
• авторської інформації.
У межах інформаційних зон послідовно розміщено групи елементів описання.
1.1.1 Зона ідентифікації містить групу елементів описання, які дають змогу ототожнити одиницю описування, виокремити її з числа інших: пошукові дані, заголовок, крайні дати, кількісні показники, характеристики носіїв інформації.
1.1.2 Зона історичної інформації (контексту) містить групу елементів описання, які дають змогу ідентифікувати утворювача одиниці описування, визначити ступінь автентичності і достовірності пер­
винної архівної інформації та достовірність тлумачення цієї інформації: історична або біографічна до­відка про утворювача(-ів), історія формування та зберігання документів утворювачем (подальшим власником), джерело і форми надходження їх до архіву.
1.1.3 Зона змісту і структури містить групу елементів, які дають змогу визначити внутрішню орга­нізацію одиниці описування, а також її реальну та потенційну цінність: принципи систематизації, зміст, відомості про експертизу цінності, перспективи поповнення складу.
1.1.4 Зона умов доступу та користування містить групу елементів описання, що визначають по­рядок правового, фізичного та інтелектуального доступу до одиниці описування: правові підстави, що регулюють режим доступу, умови відтворення (копіювання) документів одиниці описування; фізичні характеристики та особливості форми запису документної інформації, що впливають на можливість користування; склад довідкового апарату до одиниці описування, порядок користування ним.
1.1.5 Зона інформації про споріднені документи містить групу елементів описання, які дають змо­гу користувачеві визначити джерела спорідненої інформації: наявність і місцеперебування оригіналів, якщо документи одиниці описування подані у копіях, наявність копій страхового фонду і фонду кори­стування, наявність копій документів одиниці описування в інших архівах; наявність у цьому самому фонді, інших фондах цього самого архіву або інших архівах документів, споріднених із документами одиниці описування походженням або тематично; відомості про оприліоднення документної інформації.
1.1.6 Зона приміток містить групу елементів описання із спеціальною інформацією, що не може бути віднесена до жодної з попередніх зон. Склад і зміст елементів описання зумовлює профіль ар­хіву, а також специфіка видового складу і документної інформації одиниці описування.
1.1.7 Зона авторської інформації містить групу елементів описання, що пояснюють та обґрунто­вують достовірність вторинної архівної інформації та обрану методику описування, а також ідентифі­кують укладача описання: джерела інформації, нормативні документи та методичні посібники, вико­ристані під час описування; прізвище і