Репрография. Микрография. Микрофильм документа на правах подлиника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения

ГОСТ 13.1.101-93

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

РЕПРОГРАФИЯ

МИКРОГРАФИЯ

МИКРОФИЛЬМ ДОКУМЕНТА

НА ПРАВАХ ПОДЛИННИКА

ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ

И ПРИМЕНЕНИЯ

Издание официальное

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ

ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И СЕРТИФИКАЦИИ

Минск
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Научно-исследовательским институтом репро­графии (НИИР), Всероссийским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Российским научно-исследователь­ским центром космической документации (РНИИЦКД), Техничес­ким комитетом по стандартизации ТК 185 «Репрография»
|Г
ВНЕСЕН Госстандартом Российской Федерации
2 ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации 15.03.94 (отчет Технического секрета­риата № 1)
За принятие проголосовали:

3 Постановлением Комитета Российской Федерации по стандар­тизации, метрологии и сертификации от 22 февраля 1996 г. № 90 межгосударственный стандарт ГОСТ 13.1.101—93 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 января 1997 г.

4 ВЗАМЕН ГОСТ 13.1.101-79

© ИПК Издательство стандартов, 1996
Настоящий стандарт не может быть полностью и частично вос­произведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания на территории Российской Федерации без разрешения Гос­стандарта России
Содержание
1 Область применения 1
2 Нормативные ссылки 2
3 Определения 4
4 Общие положения 4
5 Порядок изготовления микрофильмов-подлинников 0
и их защиты от несанкционированных действий 74
5.1 Требования к микрофильму-подлиннику 7
5.2 Требования к документу-подлиннику 9
5.3 Требования к формам учета 10
5.4 Требования к методам контроля микрофильмов- подлинников 10
6 Порядок учета, хранения и применения микрофильмов- подлинников 10
7 Порядок внесения изменений (дополнений) в микрофильмы-
подлинники 11
8 Порядок аннулирования и уничтожения документов- подлинников и микрофильмов-подлинников 12
8.1 Порядок аннулирования и уничтожения документов- подлинников 12
8.2 Порядок аннулирования и уничтожения микрофильмов- подлинников и их дубликатов 13
Приложение А Перечень видов документов постоянного срока хранения, микрофильмы которых на правах подлинника подлежат передаче на государственное хранение 14'“"
Приложение Б Действующие нормативно-методические документы государственной архивной службы. . 29
Приложение В Форма перечня документов-подлинников предприятия, подлежащих микрофильмиро­ванию, для замены микрофильмами-подлин­никами (ПДП) 30
Приложение Г Форма заказа-наряда на изготовление микро­фильмов-подлинников и их дубликатов 32
Приложение Д Форма перечня документов для микрофиль­мирования (ПДМ) 34
Приложение Е Форма журнала учета 35
Приложение
Ж Форма технического паспорта микрофильма- подлинника и его дубликатов 36
Приложение Приложение
И Форма дефектной ведомости 46
К Форма акта предприятия о выделении к уничтожению аннулированной научно- технической документации 47
Приложение
Л Форма акта предприятия о выделении к унич­тожению аннулированных документов, образую­щихся в управленческой деятельности 49
Приложение
М Форма акта предприятия о выделении к уничтожению аннулированных микрофиль­мов-подлинников и их дубликатов 51

ГОСТ 13.1.101-93

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Репрография. Микрография

МИКРОФИЛЬМ ДОКУМЕНТА НА ПРАВАХ ПОДЛИННИКА

Порядок изготовления, учета, хранения и применения
Reprography. Micrography.
Microfilm of document with the status of original.
Order of manufacture, registration, storage and application
Дата введения 1997—01—01

1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт распространяется на микрофильмы доку­ментов на правах подлинников — микрофильмы, изготовленные в результате непосредственной съемки документа-подлинника на мик­рографической пленке, имеющие отличительный символ и предна­значенные для рабочего использования и временного или постоян­ного хранения в архивах: учреждений, организаций, предприятий и объединений предприятий (далее — предприятий), отнесенных к го­сударственной и муниципальной собственности, предприятий с иной формой собственности и общественных объединений, если они хранят документы государственной части Архивного фонда страны, а также для постоянного хранения в государственных архивах взамен^ документов-подлинников. Стандарт устанавливает требования к op'j ганизации и содержанию работ по изготовлению, учету, хранению применению микрофильмов.
Микрофильм документа на правах подлинника обладает юриди­ческой силой подлинника при аннулировании и уничтожении доку­мента-подлинника.
Стандарт не распространяется на микрофильмы страхового фонда, микрофильмы, полученные на выходе из ЭВМ, а также реверсивные микрофильмы, свойства которых позволяют осущест­влять многократное воспроизведение и стирание микроизображения на одном и том же участке.
Издание официальное
Требования 4.1 — 4.10; 4.12; 4.14; 4.15; 5.1 — 5.4; 6.1 — 6.5; 7.1 — 7.4; 8.1 — 8.2 настоящего стандарта являются обязательными, осталь­ные требования стандарта являются рекомендуемыми.

2 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

а В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стан- чиарты:
ГОСТ 2.004—88 ЕСКД. Общие требования к выполнению кон­структорских и технологических документов на. печатающих и гра­фических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ 2.102—68 ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов
ГОСТ 2.103—68 ЕСКД. Стадии разработки
ГОСТ 2.105—95 ЕСКД. Общие требования к текстовым докумен­там
ГОСТ 2.109—73 ЕСКД. Основные требования к чертежам
ГОСТ 2.304—81 ЕСКД. Шрифты чертежные
ГОСТ 2.501—88 ЕСКД. Правила учета и хранения
ГОСТ 3.1102—81 ЕСТД. Стадии разработки и виды документов
ГОСТ 3.1127—93 ЕСТД. Общие правила выполнения текстовых технологических документов
ГОСТ 3.1128—93 ЕСТД. Общие правила выполнения графических технологических документов
ГОСТ 3.1129—93 ЕСТД. Общие правила записи технологической информации в технологических документах на технологические про­несем и операции
Т ГОСТ 6.38—90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ 7.65—92 СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы и доку­менты на микроформах. Общие требования к архивному хранению
ГОСТ 13.1.002—80 Репрография. Микрография. Документы для съемки. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.101—93 Репрография. Микрография. Микрофильм до­кумента на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хране­ния и применения
ГОСТ 13.1.102—93 Репрография. Микрография. Микрофильмы на галогенидосеребряных пленках. Общие технические требования и методы контроля
ГОСТ 13.1.104—93 Репрография. Микрография. Микрофильмы рулонные. Основные размеры и размещение микроизображений
ГОСТ 13.1.105—91 Репрография. Микрография. Микрофиши. Типы
ГОСТ 13.1.109—89 Репрография. Микрография. Микроформы технической документации. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.110—89 Репрография. Микрография. Микрофильмы газет рулонные. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.111—89 Репрография. Микрография. Микрофиши от­четов о НИР. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.112—89 Репрография. Микрография. Микрофиши нормативно-технических документов. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.114—90 Репрография. Микрография. Микрофиши ка­талогов. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.116—90 Репрография. Микрография. Микрофиши пе­риодических изданий. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.202—88 Репрография. Микрография. Символы и тра­фареты. Общие требования
ГОСТ 13.1.204—85 Репрография. Микрография. Внесение изме­нений в микроформы
ГОСТ 13.1.205—85 Репрография. Микрография. Микроформы. Правила учета
ГОСТ 13.1.207—86 Репрография. Микрография. Обозначение микроформ и микрофильмов. Типовые структуры обозначений и условия их применения
ГОСТ 13.1.502—74 Репрография. Микрография. Аппараты копи­ровально-увеличительные. Типы
ГОСТ 19.101—77 ЕСПД. Виды программ и программных докумен­тов ■“*
ГОСТ 19.102—77 ЕСПД. Стадии разработки
ГОСТ 19.105—78 ЕСПД. Общие требования к программным до­кументам
ГОСТ 19.106—78 ЕСПД. Требования к программным документам, выполненным печатным способом
ГОСТ 21.101—93 СПДС. Основные требования к рабочей доку­ментации
ГОСТ 34.201—89 Информационная технология. Комплекс стан­дартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных сис­тем
ГОСТ 34.601—90 Информационная технология. Автоматизиро­ванные системы. Стадии создания з

3 ОПРЕДЕЛЕНИЯ

В настоящем стандарте применяют следующие термины с соот­ветствующими определениями:
архивный фонд: Совокупность документов, отражающих матери­альную и духовную жизнь народа, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия Ул рода;
государственная часть Архивного фонда: Архивные фонды и ар­хивные документы, являющиеся государственной и муниципальной собственностью;
негосударственная часть Архивного фонда: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью общественных объединений и организаций, а также религиозных объединений и организаций или находящиеся в частной собственности и представ­ляющих собой историческую, научную, социальную, экономичес­кую, политическую или культурную ценность;
аннулирование: Изъятие из обращения с соответствующими от­метками микрофильма-подлинника, микрофильма-дубликата или документа-подлинника без их уничтожения.

4 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4.1 Основанием для изготовления и применения микрофильмов документов на правах подлинников (далее — микрофильмов-под­линников), а также аннулирование и уничтожение документов-под­линников является решение руководителя предприятия — держателя Сэкумента-подлинника, оформленное распорядительным докумен- □м.
Решение руководителя предприятия об изготовлении, примене­нии, а также аннулировании и уничтожении документов постоян­ного срока хранения должно быть согласовано с учреждением государственной архивной службы (ГАС), курирующим данное предприятие.
Решение руководителя предприятия об изготовлении, примене­нии, а также аннулировании и уничтожении документов-подлинни­ков, имеющих оборонное значение, должно быть согласовано с заказы