Единая система конструкторской документации. Порядок передачи документации

СОЮЗА ССР

ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТАЦИИ

ГОСТ 2.504-81

Издание официальное

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ

Москва
РАЗРАБОТАН Государственным комитетом СССР по стандартам ИСПОЛНИТЕЛИ
Ю. И. Степанов, Л. Д. Амирджанянц, В. Г. Мартынов
НЕСЕН Государственным комитетом СССР по стандартам
Член Госстандарта В. В. Ткаченко
УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государствен­ного комитета СССР по стандартам от 24 июля 1981 г. № 3518

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Единая система конструкторской документации

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТАЦИИ

Unified system for designe documentation. Rules of handing over of documentation
Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 24 июля 1981 г. Н® 3518 срок введения установлен
c 01.07. 1982 r.
Настоящий стандарт устанавливает порядок передачи с одно­го предприятия или организации (далее — предприятия) на Дру­гое подлинников, дубликатов и учтенных копий конструкторской документации (далее — документации) изделий народнохозяйст­венного назначения всех отраслей промышленности.
Стандарт не распространяется на порядок передачи докумен­тации изделий, разрабатываемых по заказу Министерства обо­роны, а также на эксплуатационную и ремонтную документацию изделий народнохозяйственного назначения, поставляемых Мини­стерству обороны.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. Передача документации предприятием другому предприя-* тию должна производиться в виде полного комплекта документа­ции изделия или отдельных составных частей этого комплекта.
1.2. Документация, как правило, передается в следующих слу­чаях:
для изготовления опытного образца изделия;
для освоения изделия на другом предприятии;
для применения документации изделия или его составных час­тей в изделиях, разрабатываемых другим предприятием.
1.3. Основанием для передачи документации может служить: решение министерства (ведомства), объединения;
совместное решение министерств (ведомств), объединений;
договор между предприятиями;
Перепечатка воспрещена © Издательство стандартов, 1981
запрос о передаче дубликатов и (или) копий.
1.4. Решение или договор может содержать:
номенклатуру и комплектность документации, стадию разра­ботки, на которой должна передаваться документация, вид пере­даваемой документации (подлинники, дубликаты или копии), не­обходимость соответствующей корректировки документации до ее передачи, а также необходимость передачи технологической доку­ментации, актов и протоколов испытаний, документов экспертизы по метрологическому обеспечению изделия и т. п.
Одновременно, в решении (приказе) следует оговорить целе­сообразность создания комиссии для проверки передаваемой до­кументации.
Комиссия должна проверить:
комплектность и соответствие документации требованиям ЕСКД;
физическое состояние подлинников документации и пригод­ность их для размножения и микрофильмирования;
полноту внесения изменений в подлинники документации.
1.5. Передача подлинников документации на продукцию, пред­назначенную для серийного и массового производства, должна производиться только по решению министерств (ведомств), объ­единений.
1.6. При большом количестве передаваемой документации реко­мендуется составлять план-график, в котором следует указывать вид и номенклатуру передаваемой документации, сроки ее кор­ректировки и передачи и ответственных исполнителей.
План-график составляется предприятием, передающим доку­ментацию, согласовывается с предприятием, принимающим ее, и утверждается руководителями этих предприятий.
1.7. В передаваемые документы должны быть внесены по пра­вилам ГОСТ 2.503—74 все необходимые изменения.
1.8. Документы, на которые имеются ссылки в передаваемой документации (за исключением документов, перечисленных в п. 1.9), должны быть переданы при передаче документации.
1.9. При передаче документации государственные, отраслевые и республиканские стандарты, а также технические условия, про­шедшие государственную регистрацию, на которые имеются ссыл­ки в передаваемой документации, не передают. Обеспечение ими производится в порядке, установленном ГОСТ 1.7—78 и ГОСТ 1.8—79.

2. ПЕРЕДАЧА ПОДЛИННИКОВ

2.1. Передача подлинников документации должна осуществ­ляться ОТД (БТД) предприятия, передающего эти подлинники, и ОТД (БТД) предприятия, принимающего их, при обязательном
участии на каждом из этих предприятий представителей конструк­торского подразделения, выпустившего эти подлинники или веду­щего наблюдение за изготовлением изделия.
2.2. Передача подлинников должна быть оформлена приемо­сдаточным актом (рекомендуемое приложение 1). Акт подписы­вают представители предприятия, передающего подлинники, и предприятия, принимающего подлинники.
2.3. Передача подлинников должна производиться по описи (рекомендуемое приложение 2), прилагаемой к приемо-сдаточному акту. В описи должны быть перечислены все передаваемые под­линники документации на данное изделие.
При наличии более одной описи их нумеруют арабскими циф­рами. Количество описей (кроме одной) указывают в приемо-сда­точном акте.
2.4. Если какие-либо подлинники документов изделия не под­
лежат передаче или отсутствуют на предприятии, передающем под­линники (например, переданы ранее другому предприятию или не получены от разработчика этих документов), то на них должна быть составлена отдельная опись с указанием их местонахожде­ния (рекомендуемое приложение 3).
2.5. Передаче подлежат подлинники документов изделия, кото­рые не применяются в документации других изделий, не подлежа­щей передаче.
Номенклатуру подлинников, не подлежащих передаче, устанав­ливает предприятие, передающее подлинники.
Взамен непередаваемых подлинников передают дубликаты или копии.
Вид передаваемого документа и количество копий должны быть
согласованы с предприятием, принимающим документацию.
2.6. До передачи подлинники документов, непригодные для
размножения и микрофильмирования, должны быть восстановле ны в соответствии с ГОСТ 2.501—68.
2.7. Предприятие, передающее подлинники, должно в соответ­ствии с ГОСТ 13.104—79 поставить в известность предприятие, принимающее подлинники, о том, что эти подлинники были под­вергнуты микрофильмированию, и передать вместе с подлинника­ми сопроводительные перечни.
2.8. Предприятие, передающее подлинники, имеет право остав­лять у себя дубликаты передаваемых подлинников или необходи­мое количество копий. При этом, в карточках учета оставляемых документов должны быть сделаны записи в соответствии с ГОСТ 2.501—68.
2.9. Одновременно с подлинниками документации должны быть переданы подлинники извещений об изменении, по которым вне­сены изменения.
При передаче большого количества подлинников, когда про­цесс передачи их занимает длительный период, вопрос о внесении изменений в подлинники по извещениям, выпущенным в период их передачи, должен решаться по согласованию между предприя­тием передающим и предприятием, принимающим подлинники. В случае, когда по этим извещениям изменения должны вноситься предприятием, принимающим подлинники, предприятие, передаю­щее подлинники, вместе с ними передает и подлинники извещений, по которым будут вносить изменения. Извещения об изменении должны передаваться по описи (рекомендуемое приложение 4).
2.10. По согласованию между предприятиями допускается пе­редавать:
ранее аннулированные подлинники передаваемых документов в связи с их заменой на новые подлинники с тем же обозначением;
пришедшие в негодность подлинники документов, взамен кото­рых изготовлены восстановленные подлинники;
акты приемки;
протоколы испытаний;
документы экспертизы по метрологическому обеспечению из­делия и т. п.
2.11. При передаче подлинников должны быть одновременно переданы сведения об учтенных абонентах и применяемости пере­даваемых документов.
Эти сведения, как правило, должны быть переданы в виде име­ющихся на предприятии, передающем подлинники, карточек учета документов (формы 2, 2а, 26 и 2в по ГОСТ 2.501—68) с внесен­ными в них записями на день передачи документации или путем передачи копий этих карточек. Допускается взамен карточек уче­та передавать описи учтенных абонентов и применяемости по каж­дому передаваемому подлиннику (рекомендуемое приложение 5) или передавать эти сведения другим путем по согласованию между предприятиями.
2.12. Предприятие, принимающее подлинники, должно принять на абонентный учет предприятия, перечисленные в карточках уче­та документов или описи учтенных абонентов.
2.13. Предприятие, передающее подлинники, обязано сообщить всем другим предприятиям, которые являются держателями под­линников применяемых документов, о необходимости постановки на абонентный учет и обеспечения предприятия, принимающего под­линники, копиями и (или) дубликатами этих документов.
Одновременно с этим предприятие, принимающее подлинники, должно быть поставлено в известность о сделанных сообщениях путем высылки ему копии письма.
2.14. Предприятие, передающее подлинники, обязано сообщить об их передаче всем предприятиям, являющимся держателями учтенных копий и (или) дубликатов передаваемых документов.
2.15. Предприятия, являющиеся держателями копий и (или) дубликатов, в месячный срок должны подтвердить предприятию, принимающему подлинники, о необходимости оставления на або­нентном учете, имеющихся у них документов.
2.16. Предприятия, получившие сообщение о передаче подлин­ников, должны поставить на своих карточках учета документов код предприятия, которому переданы подлинники. Рекомендуется также ставить на копиях документов штамп «ПОДЛИННИК НА ПРЕДПРИЯТИИ ...» с указанием в нем кода предприятия.
2.17. Если предприятие, передающее подлинники, не является разработчиком передаваемой документации, то оно обязано сооб­щить о передаче подлинников также предприятию, впервые разра­ботавшему данную документацию, независимо от наличия на по­следнем учтенных копий или дубликатов передаваемых докумен­тов.
2.18. Предприятие, передающее подлинники, должно сделать в своих инвентарных книгах отметки об их передаче.
2.19. На всех оставляемых на предприятии, передающем под­линники, карточках учета или экземплярах