Страховий фонд документації. Порядок внесення змін до мікрофільмів страхового фонду документації

НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ

Страховий фонд документації

ПОРЯДОК ВНЕСЕННЯ ЗМІН

ДО МІКРОФІЛЬМІВ СТРАХОВОГО

ФОНДУ ДОКУМЕНТАЦІЇ

ДСТУ 33.302:2015

Київ
ДП «УкрНДНЦ»
2015

ПЕРЕДМОВА

1 РОЗРОБЛЕНО: Технічний комітет стандартизації «Страховий фонд документації» (ТК 40), Науково- дослідний, проектно-конструкторський та технологічний інститут мікрографії (НДІ мікрографії)
РОЗРОБНИКИ: Т. Беззубець; О. Болбас; Т. Власовська; І. Кривулькін, канд. фіз.-мат. наук (науковий керівник)
2 ПРИЙНЯТО ТА НАДАНО ЧИННОСТІ: наказ ДП «УкрНДНЦ» від 23 вересня 2015 р. № 113 з 2016-01-01

З НА ЗАМІНУ ДСТУ 33.302:2003

ЗМІСТ

с.
1 Сфера застосування 1
2 Нормативні посилання 1
3 Терміни, визначення понять та скорочення 2
4 Загальні положення 2
5 Організування та виконання робіт щодо внесення змін до мікрофільмів страхового фонду документації З
5.1 Етапи, учасники робіт, їхні завдання й обов’язки З
5.1.1 Етапи робіт З
5.1.2 Учасники робіт З
5.1.3 Завдання й обов’язки учасників робіт З
5.2 Організування роботи постачальників документів і спеціальних установ страхового фонду документації України щодо внесення змін до мікрофільмів страхового фонду документації 4
5.3 Огляд документації, закладеної до страхового фонду документації, щодо наявності змін 4
5.4 Планування робіт щодо внесення змін до мікрофільмів страхового фонду документації 5
5.5 Підготування документації для мікрофільмування та надання її до спеціальних установ страхового фонду документації України 5
5.6 Мікрофільмування документації для внесення змін до мікрофільмів страхового фонду документації 6
5.7 Внесення змін до мікрофільмів страхового фонду документації 6
5.8 Внесення змін до Державного реєстру документів страхового фонду документації України 7
6 Способи внесення змін до мікрофільмів страхового фонду документації 7
6.1 Замінення мікрофільму страхового фонду документації або його частини (рулонів, кадрів) новим мікрофільмом страхового фонду документації (рулонами, кадрами), виготовленим повторним мікрофільмуванням документів, до яких внесено зміни 7
6.2 Анулювання кадрів (рулонів) 7
6.3 Додавання кадрів (рулонів) 8
7 Порядок ведення обліку та зберігання актів про відповідність мікрофільмів страхового фонду документації чинній документації 8
8 Звітність 9
Додаток А Форма графіка виконання робіт щодо ведення страхового фонду документації спеціальною установою страхового фонду документації 10
Додаток Б Форма акта про відповідність мікрофільмів страхового фонду документації чинній документації 11
Додаток В Форма переліку документів, кадри з мікрозображеннями яких підлягають анулюванню ..13

Додаток Г Бібліографія 15

ДСТУ 33.302:2015

НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ

СТРАХОВИЙ ФОНД ДОКУМЕНТАЦІЇ

ПОРЯДОК ВНЕСЕННЯ ЗМІН ДО МІКРОФІЛЬМІВ

СТРАХОВОГО ФОНДУ ДОКУМЕНТАЦІЇ

СТРАХОВОЙ ФОНД ДОКУМЕНТАЦИИ

ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В МИКРОФИЛЬМЫ

СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ

INSURANCE DOCUMENTATION FUND

THE ORDER OF MODIFICATION IN MICROFILMS

INSURANCE FUND OF THE DOCUMENTATION

Чинний від 2016-01-01

1 СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

1.1 Цей стандарт установлює порядок внесення змін до мікрофільмів страхового фонду докумен­тації (далі — СФД), зокрема етапи робіт, перелік учасників робіт, завдання й обов’язки учасників робіт та способи внесення змін до мікрофільмів СФД.
1.2 Цей стандарт застосовують суб’єкти державної системи страхового фонду документації, які беруть участь у веденні та використанні СФД.

2 НОРМАТИВНІ ПОСИЛАННЯ

У цьому стандарті є посилання на такі нормативні документи:
ДСТУ 33.002:2007 Страховий фонд документації. Терміни та визначення понять
ДСТУ В 33.101-97 Страховий фонд документації. Порядок побудови мікрофільмів страхового фонду
ДСТУ 33.104-2002 Страховий фонд документації. Позначення документів страхового фонду до­кументації. Загальні вимоги
ДСТУ 33.105-2002 Страховий фонд документації. Підготовка і відправка на мікрофільмування документації на промислову продукцію. Технічні вимоги
ДСТУ 33.106:2005 Страховий фонд документації. Об’єкти культурної спадщини. Документація на об'єкти архітектури та містобудування для створення страхового фонду документації. Технічні вимоги
ДСТУ 33.107:2006 Страховий фонд документації. Документація на об’єкти історичні та монумен­тального мистецтва для створення страхового фонду документації. Технічні вимоги
ДСТУ 33.108:2005 Страховий фонд документації. Документи страхового фонду документації. Тех­нічний паспорт мікрофільму. Загальні вимоги
ДСТУ 33.109:2005 Страховий фонд документації. Документація на рухомі предмети, пов’язані з не­рухомими об’єктами культурної спадщини, для створення страхового фонду документації. Технічні вимоги
ДСТУ 33.110:2007 Страховий фонд документації. Комплектність документації для створення. За­гальні вимоги
ДСТУ 33.112:2008 Страховий фонд документації. Підготування та відправлення на мікрофільму­вання проектної документації на об’єкти будівництва. Технічні вимоги
ДСТУ 33.115:2010 Страховий фонд документації. Документація для проведення аварійно-рятуваль­них робіт. Загальні вимоги
ДСТУ 33.201:2004 Страховий фонд документації. Об’єкти будівництва. Порядок створювання
ДСТУ 33.202:2004 Страховий фонд документації. Промислова продукція господарського призна­чення. Порядок створювання
ДСТУ 33.203:2005 Страховий фонд документації. Об’єкти культурної спадщини. Порядок створен­ня страхового фонду документації на об’єкти архітектури та містобудування
ДСТУ 33.204:2006 Страховий фонд документації. Порядок створення документації на об’єкти істо­ричні та монументального мистецтва
ДСТУ 33.207:2009 Страховий фонд документації. Аварійно-рятувальні роботи. Порядок створен­ня, формування, ведення та використання
ДСТУ ГОСТ 2.104:2006 Єдина система конструкторської документації. Основні написи
ГОСТ 2.301-68 ЕСКД. Форматы (ЄСКД. Формати).

З ТЕРМІНИ, ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТЬ ТА СКОРОЧЕННЯ

У цьому стандарті вжито терміни, установлені в ДСТУ 33.002. Нижче подано термін, додатково вжитий у цьому стандарті, та визначення позначеного ним поняття.
3.1 поправка (до мікрофільму СФД)
Відрізок мікрофільму, побудований в установленому порядку, для замінення відбракованих (ану­льованих) кадрів цього мікрофільму або доповнення цього мікрофільму в разі внесення змін.
У цьому стандарті вжито такі скорочення:
акт — акт про відповідність мікрофільмів страхового фонду документації чинній документації;
база зберігання СФД — база зберігання страхового фонду документації України;
Департамент СФД Укрдержархіву — Державний департамент страхового фонду документації Державної архівної служби України;
перелік — перелік документів, кадри з мікрозображеннями яких підлягають анулюванню;
спеціальна установа СФД — спеціальна установа страхового фонду документації України; представник замовника — представник державного замовника з оборонного замовлення;
рулон — рулон мікрофільму страхового фонду документації;
СФД — страховий фонд документації;
Укрдержархів — Державна архівна служба України.

4 ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

4.1 Процес внесення зміни до мікрофільму СФД полягає в заміненні тих кадрів, що містять мікро- зображення документів, які вже не відповідають чинній документації, новими кадрами з мікрозобра­женнями чинних документів.
4.2 Роботи щодо внесення змін до мікрофільмів СФД треба виконувати згідно з чинним законо­давством про
• господарсько-виробничі відносини;
• державну й іншу передбачену законом таємницю;
• технічний захист інформації;
• дотримання авторських прав на інтелектуальну власність.
4.3 Зміни до мікрофільму СФД вносять у зв’язку з внесенням змін до правдників документів, мі- крозображення яких містить цей мікрофільм СФД, щоб забезпечити відповідність мікрофільму СФД чинній документації.
4.4 Зміни вносять до мікрофільму СФД, що перебуває на довгостроковому зберіганні.
До мікрофільму СФД, що перебуває на архівному зберіганні або підлягає переведенню на архівне зберігання чи анулюванню, зміни не вносять.
4.5 Зміни треба вносити до основних і запасних мікрофільмів СФД.
4.6 Заміненню підлягають усі кадри з мікрозображеннями зміненого документа, а не кадри з окре­мими зміненими аркушами.
4.7 Кадри або рулони, які замінюють, підлягають анулюванню.
4.8 Побудова мікрофільму СФД у разі внесення до нього зміни має відповідати вимогам ДСТУ В 33.101.
4.9 Відомості про внесення змін до мікрофільмів СФД виконавці робіт зазначають у технічних пас­портах, заповнюючи відповідні розділи технічних паспортів згідно з ДСТУ 33.108, комплектувальних документах СФД і в Державному реєстрі документів страхового фонду документації України.
Примітка. Форми комплектувальних документів СФД наведено в нормативних документах комплексу «Страховий фонд до­кументації» відповідно до виду документації.
5 ОРГАНІЗУВАННЯ ТА ВИКОНАННЯ РОБІТ ЩОДО ВНЕСЕННЯ ЗМІН ДО МІКРОФІЛЬМІВ СТРАХОВОГО ФОНДУ ДОКУМЕНТАЦІЇ
5.1 Етапи, учасники робіт, їхні завдання й обов’язки
5.1.1 Етапи робіт
5.1.1.1 Етапи робіт щодо внесення змін до мікрофільмів СФД
• організування роботи постачальників документів і спеціальних установ страхового фонду до­кументації України (далі — спеціальна установа СФД) щодо внесення змін до мікрофільмів СФД;
• огляд документації, закладеної до СФД щодо наявності змін;
• планування робіт щодо внесення змін до мікрофільмів СФД;
• підготування та надання до спеціальних установ СФД документації, яку треба мікрофільмувати;
• мікрофільмування документації;
• внесення змін до мікрофільмів СФД;
• внесення змін до Державного Реєстру документів страхового фонду документації України.
5.1.2 Учасники робіт
5.1.2.1 Учасники робіт із внесення змін до мікрофільмів СФД згідно з [1]:
• міністерства й інші центральні органи виконавчої влади, органи влади Автономної Республіки Крим, місцеві органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування, які брали участь у створен­ні галузевого чи обласного (регіонального) страхового фонду документації;
• юридичні та фізичні особи, які брали участь у створенні галузевого чи обласного (регіонально­го) страхового фонду документації;
• Державна архівна служба України (далі — Укрдержархів);
• Державний департамент страхового фонду документації Державн