ДСТУ 1.12:2004
Download document
.docx format · available to registered users
Національна стандартизація
Видання офіційне
Київ
1 РОЗРОБЛЕНО: Державне підприємство «Український науково-дослідний і навчальний центрпроблем стандартизації, сертифікації та якості» Держспоживстандарту України (ДП «УкрНДНЦ»)
РОЗРОБНИКИ: Т. Невожай; В. Тетера, канд. фіз.-мат. наук; Я. Юзьків, канд. техн. наук (керівник розробки)
2 ПРИЙНЯТО ТА НАДАНО ЧИННОСТІ: наказ Держспоживстандарту України від 31 березня 2004 р.N 59
3 УВЕДЕНО ВПЕРШЕ (зі скасуванням КНД 50-038-95)
С
1 Сфера застосування 1
2 Нормативні застосування 1
3 Терміни та визначення понять 2
4 Загальні положення 2
5 Склад справи нормативного документа 2
6 Оформлення справи нормативного документа 3
7 Правила зберігання справи нормативного документа 3
8 Порядок внесення у справу нормативного документа змін та поправок до НД 4
9 Використання справи нормативного документа 4
Чинний від 2004-10-01
Цей стандарт установлює правила формування, оформлення, зберігання та ведення справ довгострокового зберігання стандартів, кодексів усталеної практики (настанов, правил), державних класифікаторів, змін до них (далі — НД) та застосування цих справ у системі Центрального органу виконавчої влади у сфері стандартизації (далі — Держспоживстандарт України).
У цьому стандарті є посилання на такі нормативні документи:
ДСТУ 1.2:2003 Національна стандартизація. Правила розроблення національних нормативних документів
ДСТУ 1.6:2004 Національна стандартизація. Правила реєстрації нормативних документів
ДСТУ 1.7:2001 Національна стандартизація. Правила і методи прийняття та застосування міжнародних і регіональних стандартів
ДСТУ 1.9:1) Національна стандартизація. Правила розроблення та впровадження міждержавних стандартів
ДСТУ 1.10:1) Національна стандартизація. Державні класифікатори соціально-економічної інформації. Основні положення, правила розроблення, ведення та скасування
ДСТУ 1.11:2004 Національна стандартизація. Правила проведення експертизи проектів національних нормативних документів
ДСТУ 2732-94 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення
ГОСТ 7.50-90 Консервация документов. Общие требования (Консервація документів. Загальні вимоги)
ГОСТ 17914-72 Обложки для длительньїх сроков хранения. Технические условия (Обкладинки для довгострокового зберігання. Технічні умови).
1) На розгляді.
Видання офіційне
У цьому стандарті використано терміни, установлені в ДСТУ 2732.
41 На кожний нормативний документ потрібно сформувати справу довгострокового зберігання(далі — справа НД).
42 У справі НД мають бути документи, підготовлені під час розроблення, погодження, затвердження, реєстрації, видання та застосування розроблених і переглянутих НД, а також документи про зміни до них.
До справи НД долучають усі листи із запитами, заувагами або пропозиціями, які стосуються будь-яких аспектів НД (змісту, положень, практики застосування, редакційних змін тощо) та які надійшли з часу затвердження (перегляду) стандарту.
4.2.1 Розробник подає до Державного підприємства «Український науково-дослідний і нав-чальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (далі — УкрНДНЦ) на експертизудокументи, створені під час розроблення та погодження:
- національних стандартів та настанов — згідно з ДСТУ 1.2;
- міждержавних НД — згідно з ДСТУ 1.9;
- класифікаторів — згідно з ДСТУ 1.10;
- національних НД, якими приймають міжнародні та регіональні стандарти, — згідно з ДСТУ 1.7;
- стандартів організацій, стандартів наукових, науково-технічних товариств чи спілок, громадських організацій та зміни до них — згідно з ДСТУ 1.6.
Документи має складати розробник у папку разом з описом справи проекту НД.
42 Поекспертовані документи разом з висновком експерта передають для підготовленнясправи проекту НД до подання на прийняття або реєстрацію нормативного документа згідно з описом (додаток А, пункти 1—21).
43 Після прийняття та реєстрації нормативного документа його справу оформлюють згідноз вимогами розділів 5 і 6.
4.3 У разі потреби копії документів виконують будь-яким способом репрографії.
51 У складі справи проекту НД згідно з ДСТУ 1.2 мають бути документи 1—14 відповідно дододатка А.
52 За потреби до справи НД долучають лист центрального органу виконавчої влади, сферидіяльності якого стосується НД, щодо згоди на скасування чинності в Україні НД, на заміну якогорозроблено відповідний проект, якщо цю згоду не зазначено в листі погодження.
53 Висновок експерта долучають до справи проекту після експертизи НД згідно з ДСТУ 1.11.
54 У складі справи проекту міждержавного НД, розробленого організаціями України, додатководо документів, зазначених у 5.1 цього стандарту, згідно з ДСТУ 1.9 мають бути документи 15—21 відповідно до додатка А.
55 До справи проекту національного НД, яким прийнято міжнародний стандарт, згідно з ДСТУ 1.7долучають:
- копію оригіналу міжнародного стандарту (за потреби);
- переклад українською мовою міжнародного стандарту.
Примітка. У справі цього НД мають бути документи, зазначені у 5.1, за винятком тих, які стосуються першої редакції проекту.
5.6 У складі справи проекту класифікатора згідно з ДСТУ 1.10 крім документів, зазначениху 5.1 цього стандарту, мають бути такі документи:
- методика розроблення класифікатора (якщо її оформлюють окремим документом);
- настанова користувачу;
- копія інформаційної бази даних та програмного забезпечення на машинному носієві.
5.7 У справі проекту стандарту, розробленого іншими державами-учасницями Євроазійськоїорганізації зі стандартизації (далі — EASC) і підготовленого до прийняття в Україні, мають бутитакі документи:
- міждержавний стандарт, підготовлений згідно з ДСТУ 1.9 до видання в Україні;
- висновки (бюлетені голосування щодо позиції України під час голосування з урахуваннямвисновків і пропозицій центральних органів виконавчої влади, технічних комітетів стандартизації(ТК), головних організацій стандартизації та інших зацікавлених організацій).
58 Після затвердження НД до справи долучають документи 22—24 відповідно до додатка А.
59 До справи НД після надання чинності долучають такі документи (чи їх копії):
- листи із запитами, пропозиціями чи заувагами, які стосуються будь-яких аспектів змісту, положень чи застосування НД;
- зміни;
- поправки;
- висновки за результатами перевіряння;
- перевидані примірники НД;
- переглянутий НД.
510 У справі стандарту організації, стандарту наукового, науково-технічного товариства чиспілки, громадської організації мають бути документи згідно з ДСТУ 1.6.
511 Примірник стандарту в галузі будівництва, прийнятий Держбудом України та зареєстрова-ний в УкрНДНЦ, зберігають у фонді справ НД разом з копією наказу про його прийняття в Україні.
6.1 Документи справи НД вставляють в обкладинку для довгострокового зберігання, виконану згідно з ГОСТ 17914.
Лицьову сторінку обкладинки справи НД оформлюють згідно з додатком Б.
6.2 У справі НД документи розміщують у послідовності згідно з розділом 5 цього документапісля перевірки наявності зазначених документів.
У кожну обкладинку справи НД вставляють не більше 250 арк. Якщо обсяг документів справи НД перевищує 250 арк., складають другий і наступні томи.
63 Кожен аркуш документів справи НД має бути понумеровано. Кількість аркушів кожного документа зазначають в описі.
64 У кожний том справи НД після обкладинки подають внутрішній опис. У внутрішньому описіпершого тому подають зміст усіх томів, а в кожному наступному — лише зміст конкретного тому.
65 Якщо документи, що внесено до справи НД, стосуються кількох НД, то їх оригінали подають у справу НД, який зазначено у цих документах першим.
У справи інших НД вставляють копії цих документів.
71 Усі справи НД, прийняті на зберігання у фонд справ НД, реєструють в інвентарній книзізгідно з додатком В.
72 Кожній справі НД треба надати один інвентарний номер незалежно від кількості томів справи.
73 Справу скасованого НД вилучають із чинного фонду справ НД. На обкладинці справискасованого НД, яку зберігають у фонді, ставлять штамп «Анульовано» із зазначенням дати анулювання реєстрації та наказу про скасування НД.
7.4 Для реєстрації користувачів, що отримали справи НД у тимчасове користування у фондісправ НД, треба вести картку обліку.
Форму картки обліку справи НД подано у додатку Г.
75 Інформацію про НД в обсязі, наведеному в додатку В, можна зберігати на носіях інформації, придатних для машинного (комп'ютерного) оброблення.
76 Справи НД треба зберігати на стелажах у вертикальному положенні.
77 Режим зберігання справи НД має відповідати вимогам ГОСТ 7.50.
78 Нормативні документи з обмежувальними грифами зберігають згідно з чинною «Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» [1].
79 Термін зберігання справи НД визначається терміном чинності нормативного документавідповідно до чинного «Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначеннямтермінів зберігання документів» [2]. Після зак
