ГОСТ 13.1.101-93
Цей стандарт встановлює технічні вимоги до виготовлення, обліку, зберігання та використання мікрофільмів, що прирівнюються до оригіналів документів. Він регулює процеси репрографії для забезпечення довгострокового збереження інформації, призначений для працівників архівів та служб діловодства.
1. Організувати належний облік та безпечне зберігання мікрофільмованої технічної документації відповідно до вимог стандарту. 2. При впровадженні архівних процесів забезпечити дотримання процедур знищення аннульованих мікрофільмів.
Скачать документ
Формат .docx · доступно зарегистрированным пользователям
Издание официальное
Минск
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Научно-исследовательским институтом репрографии (НИИР), Всероссийским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Российским научно-исследовательским центром космической документации (РНИИЦКД), Техническим комитетом по стандартизации ТК 185 «Репрография»
|Г
ВНЕСЕН Госстандартом Российской Федерации
2 ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации 15.03.94 (отчет Технического секретариата № 1)
За принятие проголосовали:
3 Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 22 февраля 1996 г. № 90 межгосударственный стандарт ГОСТ 13.1.101—93 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 января 1997 г.
© ИПК Издательство стандартов, 1996
Настоящий стандарт не может быть полностью и частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания на территории Российской Федерации без разрешения Госстандарта России
Содержание
1 Область применения 1
2 Нормативные ссылки 2
3 Определения 4
4 Общие положения 4
5 Порядок изготовления микрофильмов-подлинников 0
и их защиты от несанкционированных действий 74
5.1 Требования к микрофильму-подлиннику 7
5.2 Требования к документу-подлиннику 9
5.3 Требования к формам учета 10
5.4 Требования к методам контроля микрофильмов- подлинников 10
6 Порядок учета, хранения и применения микрофильмов- подлинников 10
7 Порядок внесения изменений (дополнений) в микрофильмы-
подлинники 11
8 Порядок аннулирования и уничтожения документов- подлинников и микрофильмов-подлинников 12
8.1 Порядок аннулирования и уничтожения документов- подлинников 12
8.2 Порядок аннулирования и уничтожения микрофильмов- подлинников и их дубликатов 13
Приложение А Перечень видов документов постоянного срока хранения, микрофильмы которых на правах подлинника подлежат передаче на государственное хранение 14'“"
Приложение Б Действующие нормативно-методические документы государственной архивной службы. . 29
Приложение В Форма перечня документов-подлинников предприятия, подлежащих микрофильмированию, для замены микрофильмами-подлинниками (ПДП) 30
Приложение Г Форма заказа-наряда на изготовление микрофильмов-подлинников и их дубликатов 32
Приложение Д Форма перечня документов для микрофильмирования (ПДМ) 34
Приложение Е Форма журнала учета 35
Приложение
Ж Форма технического паспорта микрофильма- подлинника и его дубликатов 36
Приложение Приложение
И Форма дефектной ведомости 46
К Форма акта предприятия о выделении к уничтожению аннулированной научно- технической документации 47
Приложение
Л Форма акта предприятия о выделении к уничтожению аннулированных документов, образующихся в управленческой деятельности 49
Приложение
М Форма акта предприятия о выделении к уничтожению аннулированных микрофильмов-подлинников и их дубликатов 51
Репрография. Микрография
Порядок изготовления, учета, хранения и применения
Reprography. Micrography.
Microfilm of document with the status of original.
Order of manufacture, registration, storage and application
Дата введения 1997—01—01
Настоящий стандарт распространяется на микрофильмы документов на правах подлинников — микрофильмы, изготовленные в результате непосредственной съемки документа-подлинника на микрографической пленке, имеющие отличительный символ и предназначенные для рабочего использования и временного или постоянного хранения в архивах: учреждений, организаций, предприятий и объединений предприятий (далее — предприятий), отнесенных к государственной и муниципальной собственности, предприятий с иной формой собственности и общественных объединений, если они хранят документы государственной части Архивного фонда страны, а также для постоянного хранения в государственных архивах взамен^ документов-подлинников. Стандарт устанавливает требования к op'j ганизации и содержанию работ по изготовлению, учету, хранению применению микрофильмов.
Микрофильм документа на правах подлинника обладает юридической силой подлинника при аннулировании и уничтожении документа-подлинника.
Стандарт не распространяется на микрофильмы страхового фонда, микрофильмы, полученные на выходе из ЭВМ, а также реверсивные микрофильмы, свойства которых позволяют осуществлять многократное воспроизведение и стирание микроизображения на одном и том же участке.
Издание официальное
Требования 4.1 — 4.10; 4.12; 4.14; 4.15; 5.1 — 5.4; 6.1 — 6.5; 7.1 — 7.4; 8.1 — 8.2 настоящего стандарта являются обязательными, остальные требования стандарта являются рекомендуемыми.
а В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стан- чиарты:
ГОСТ 2.004—88 ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на. печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ 2.102—68 ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов
ГОСТ 2.103—68 ЕСКД. Стадии разработки
ГОСТ 2.105—95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам
ГОСТ 2.109—73 ЕСКД. Основные требования к чертежам
ГОСТ 2.304—81 ЕСКД. Шрифты чертежные
ГОСТ 2.501—88 ЕСКД. Правила учета и хранения
ГОСТ 3.1102—81 ЕСТД. Стадии разработки и виды документов
ГОСТ 3.1127—93 ЕСТД. Общие правила выполнения текстовых технологических документов
ГОСТ 3.1128—93 ЕСТД. Общие правила выполнения графических технологических документов
ГОСТ 3.1129—93 ЕСТД. Общие правила записи технологической информации в технологических документах на технологические пронесем и операции
Т ГОСТ 6.38—90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ 7.65—92 СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению
ГОСТ 13.1.002—80 Репрография. Микрография. Документы для съемки. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.101—93 Репрография. Микрография. Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения
ГОСТ 13.1.102—93 Репрография. Микрография. Микрофильмы на галогенидосеребряных пленках. Общие технические требования и методы контроля
ГОСТ 13.1.104—93 Репрография. Микрография. Микрофильмы рулонные. Основные размеры и размещение микроизображений
ГОСТ 13.1.105—91 Репрография. Микрография. Микрофиши. Типы
ГОСТ 13.1.109—89 Репрография. Микрография. Микроформы технической документации. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.110—89 Репрография. Микрография. Микрофильмы газет рулонные. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.111—89 Репрография. Микрография. Микрофиши отчетов о НИР. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.112—89 Репрография. Микрография. Микрофиши нормативно-технических документов. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.114—90 Репрография. Микрография. Микрофиши каталогов. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.116—90 Репрография. Микрография. Микрофиши периодических изданий. Общие требования и нормы
ГОСТ 13.1.202—88 Репрография. Микрография. Символы и трафареты. Общие требования
ГОСТ 13.1.204—85 Репрография. Микрография. Внесение изменений в микроформы
ГОСТ 13.1.205—85 Репрография. Микрография. Микроформы. Правила учета
ГОСТ 13.1.207—86 Репрография. Микрография. Обозначение микроформ и микрофильмов. Типовые структуры обозначений и условия их применения
ГОСТ 13.1.502—74 Репрография. Микрография. Аппараты копировально-увеличительные. Типы
ГОСТ 19.101—77 ЕСПД. Виды программ и программных документов ■“*
ГОСТ 19.102—77 ЕСПД. Стадии разработки
ГОСТ 19.105—78 ЕСПД. Общие требования к программным документам
ГОСТ 19.106—78 ЕСПД. Требования к программным документам, выполненным печатным способом
ГОСТ 21.101—93 СПДС. Основные требования к рабочей документации
ГОСТ 34.201—89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем
ГОСТ 34.601—90 Информационная технология. Автоматизированные системы. Стадии создания з
В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:
архивный фонд: Совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь народа, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия Ул рода;
государственная часть Архивного фонда: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной и муниципальной собственностью;
негосударственная часть Архивного фонда: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью общественных объединений и организаций, а также религиозных объединений и организаций или находящиеся в частной собственности и представляющих собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность;
аннулирование: Изъятие из обращения с соответствующими отметками микрофильма-подлинника, микрофильма-дубликата или документа-подлинника без их уничтожения.
4.1 Основанием для изготовления и применения микрофильмов документов на правах подлинников (далее — микрофильмов-подлинников), а также аннулирование и уничтожение документов-подлинников является решение руководителя предприятия — держателя Сэкумента-подлинника, оформленное распорядительным докумен- □м.
Решение руководителя предприятия об изготовлении, применении, а также аннулировании и уничтожении документов постоянного срока хранения должно быть согласовано с учреждением государственной архивной службы (ГАС), курирующим данное предприятие.
Решение руководителя предприятия об изготовлении, применении, а также аннулировании и уничтожении документов-подлинников, имеющих оборонное значение, должно быть согласовано с заказы
