Об утверждении Перечня типичных документов

ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ ПРИ КАБІНЕТІ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

НАКАЗ

N 41 від 20.07.98 Зареєстровано в Міністерстві
м.Київ юстиції України
17 вересня 1998 р.
vd980720 vn41 за N 576/3016

Про затвердження Переліку типових документів
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Держкомархіву
N 82 ( z0938-01 ) від 23.10.2001
N 93 ( z1023-01 ) від 26.11.2001 )

Відповідно до п.3 Положення про Головне архівне управління
при Кабінеті Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету
Міністрів України від 20 жовтня 1995 року N 853 ( 853-95-п ),

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Перелік типових документів, що створюються в
діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування,
інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів
зберігання документів (додається).
2. Начальнику відділу формування Національного архівного
фонду та діловодства Портнову Г.В. забезпечити подання на державну
реєстрацію до Міністерства юстиції України наказу "Про
затвердження Переліку типових документів".
3. Українському державному науково-дослідному інституту
архівної справи та документознавства (Ляхоцький В.П.) після
державної реєстрації наказу "Про затвердження Переліку типових
документів" видати Перелік на госпрозрахункових засадах на
замовлення архівних установ.

Начальник Головного управління Р.Я.Пиріг
Затверджено
Наказ Головного архівного управління
при Кабінеті Міністрів України
20.07.98 N 41
Перелік
типових документів, що створюються в діяльності органів
державної влади та місцевого самоврядування, інших
установ, організацій і підприємств, із зазначенням
термінів зберігання документів
Вказівки
щодо застосування переліку
1. Загальні положення
1.1. Перелік типових документів, що створюються в діяльності
органів державної влади та місцевого самоврядування, інших
установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів
зберігання документів (надалі - Перелік) є основним нормативним
документом при визначенні термінів зберігання документів та їх
відбору для включення до складу Національного архівного фонду
(НАФ) України або для знищення документів. Цей Перелік повинен
використовуватися при підготовці інших посібників з експертизи
цінності документів та формування НАФ.
1.2. Перелік включає документи, що утворюються під час
документування однотипних управлінських функцій, виконуваних
органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими
установами, організаціями і підприємствами (надалі - організації)
в процесі своєї діяльності, а також документацію, що утворюється в
результаті виробничої і науково-технічної діяльності установ,
організацій і підприємств.
1.3. Склад документів і терміни їх зберігання визначено в
Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів із
врахуванням рекомендацій фахівців відповідних галузей народного
господарства і соціально-культурної сфери, положень ряду примірних
і типових номенклатур справ, затверджених Головархівом та іншими
центральними органами виконавчої влади України, а також Примірних
переліків документів, які підлягають передачі на державне
зберігання від районних, міських, сільських установ і організацій
повидового вибіркового прийому (Київ, 1987), Переліків видів
статзвітності, яка підлягає прийому на зберігання у держархіви
областей, мм.Києва та Севастополя, держрайміськархіви (Київ,
1989).
Перелік призначено для використання всіма органами державної
влади, місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями
і підприємствами незалежно від форм власності.
Для полегшення роботи з визначення термінів зберігання
документів у Перелік включено також деякі види документів
нетипового характеру.
1.4. Перелік має на меті схоронність, організацію і
забезпечення якісного поповнення складу НАФ.
Перелік використовується при формуванні справ, при підготовці
різних видів номенклатур справ, розробці схем класифікації
документів та галузевих переліків документів із зазначенням
термінів їх зберігання, а також у практиці роботи
експертно-перевірних комісій (ЕПК) державних архівних установ і
експертних комісій (ЕК) організацій.
2. Структура переліку і порядок його застосування
2.1. Перелік побудовано за функціональним принципом і включає
розділи, які відображають основні напрямки діяльності
фондоутворювачів, що властиві їм, як правило, незалежно від рівня
в системі управління і галузевої належності.
Розділи мають підрозділи з більш вузьким колом питань.
2.2. Документи в розділах і підрозділах Переліку розміщено за
ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, у
логічній послідовності.
Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа
N 1). Перелік дає узагальнене найменування кожного виду документа
(графа N 2). При об'єднанні в одній статті різних видів документів
з одного питання, що мають однаковий термін зберігання,
використовується термін "документи", а в дужках розкриваються
найменування всіх видів документів, включених у статтю.
2.3. Терміни зберігання документів у Переліку диференційовано
за двома групами організацій.
2.3.1. До першої групи належать організації, в результаті
діяльності яких утворюються документи, що мають наукову
історико-культурну цінність і підлягають включенню до складу НАФ.
Терміни зберігання документів для організацій подаються в 3-й
графі Переліку.
Перша група включає організації - джерела формування НАФ
повного та вибіркового прийому (список N 1).
2.3.2. Друга група включає організації допоміжного й
обслуговувального характеру, безпосередньо від яких документи до
складу НАФ не надходять (список N 2). Терміни зберігання
документів цих організацій подаються в 4-й графі Переліку.
2.4. При визначенні термінів зберігання документів слід
знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд
справ. Відбір справ для включення до складу НАФ або знищення
тільки за заголовками в описах або на обкладинках справ не
допускаються.
2.5. Документи повинні відбиратися до складу НАФ переважно у
вигляді оригіналів, лише за відсутності оригіналів приймаються
копії відповідних документів, які мають юридичну силу.
2.6. З метою оптимізації складу НАФ максимально обмежується
надходження в державні архівні установи дублетних документів.
Організаційно-розпорядчу документацію (статути, положення,
правила, інструкції, накази тощо) рекомендується відбирати до
складу НАФ, як правило, у фонді органу, що їх затверджує.
Відбір планової документації повинен здійснюватися у складі
фонду організації - автора документа.
Статистична документація організацій, яка за встановленим
Держкомстатом України порядком і строками подається незалежно від
відомчої належності до органів державної статистики, до складу НАФ
надходить від органів державної статистики, а відомча одноразова
статзвітність організацій у разі надходження до однієї державної
архівної установи відбирається до складу НАФ у фондах їх вищих
органів.
З метою забезпечення схоронності найбільш цінних документів
та їх широкого використання допускається певна дублетність
документів при їх надходженні на зберігання в різні державні
архівні установи. Так, підлягають включенню до складу НАФ
розмножені примірники указів, розпоряджень Президента України,
постанов Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших
центральних органів виконавчої влади, що стосуються діяльності
конкретних організацій.
Щодо інших видів (різновидів) документів державним архівним
установам надається право самостійно розв'язувати питання
ліквідації їх дублетності.
2.7. При експертизі цінності науково-технічної документації
(НТД) слід враховувати, що місцем зберігання оригінальної НТД є
організації-розробники (автори), а також організації - замовники
вказаної документації.
Повний комплект НТД з проектування об'єкта капітального
будівництва (за винятком проектів з будівництва залізниць і
шосейних доріг магістрального значення), як правило,
зосереджується у генпроектувальника.
Повний комплект НТД проектів залізниць і шосейних доріг
зосереджується у відповідних управліннях шляхів сполучення.
Оригінальна НТД окремих частин проекту, виконана на
договірних засадах субпідрядними організаціями, передається
генпроектувальнику за погодженням з ним для укомплектування
проектів з наступною передачею в державні архівні установи.
Патентна документація включається до складу НАФ, як правило,
у вигляді оригіналів.
Науково-технічна документація в машиночитаній формі, що має
науково-історичну цінність, включається до складу НАФ у випадках,
коли її інформація не повторюється на традиційних носіях.
2.8. Постійні терміни зберігання НТД у Переліку означають, що
для включення до складу НАФ відбираються документи з проектів,
проблем, включених до переліків проектів, проблем,
науково-технічна документація з яких має науково-історичну
цінність. НТД, що не ввійшла до переліків проектів, проблем,
зберігається відповідно до термінів, визначених цим Переліком, або
доки не мине практична потреба.
2.9. Обчислення термінів зберігання документів проводиться з
1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством.
Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених
діловодством у 1998 р., починається з 1 січня 1999 р.
Терміни зберігання НТД обчислюються з 1 січня року, який іде
за роком завершення розробки теми, проекту.
Для документів, яким встановлено термін зберігання 75 років -
"В", обчислення цього терміну слід проводити з урахуванням віку
людини (позначеного літерою "В") на момент завершення справи.
Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством
повинна дорівнювати різниці 75 років - "В", де "В" - вік особи на
момент завершення справи.
Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має
тривале практичне значення. Термін її зберігання визначається
самими організаціями.
Строк зберігання "до ліквідації організації" означає, що
документи підлягають експертизі цінності і залежно від її
результатів ті з них, які зачіпають права громадян та інтереси
держави, передаються до відповідних архівних установ. ( Пункт 2.9
доповнено абзацом п'ятим згідно з Наказом Де